Meer grip, minder ruis: hoe ondertekende pakbonnen Galvano’s leverbetrouwbaarheid en klanttevredenheid verhoogde
Van papier naar digitaal
Bij het verzenden of afhalen van goederen is duidelijkheid cruciaal. Dat weet ook Galvano Hengelo. Voorheen verliep het aftekenen van pakbonnen handmatig. Een expeditieafdeling die dagelijks met zo’n 40 tot 50 pakbonnen werkt, liep daarbij al snel tegen de grenzen van het systeem aan of beter gezegd, het gebrek daaraan.
“We werkten met handtekeningen op papier, opgeslagen in mappen,” vertelt Galvano Hengelo. “Als een klant belde met de vraag of een zending al onderweg was, moesten we in het magazijn kijken en door stapels papier heen gaan.”
Het proces was inefficiënt en ook klanten kregen geen waterdichte bevestiging van verzending.
Een digitale handtekening als sleutel tot controle
De werkwijze moest anders. Het idee om het pakbonproces te verbeteren leefde al langer binnen het bedrijf. De wens om klanten sneller en duidelijker te informeren over de status van hun levering was mogelijk met Supplydrive. Er werd een digitale oplossing voor ondertekende pakbonnen geïmplementeerd, gekoppeld aan het bestaande MKG-systeem.
“Het voelde als een no brainer, we werkten al met Supplydrive aan de voorkant van ons proces. Ze kenden MKG door en door, dus waarom zouden we het wiel opnieuw uitvinden?”
Vanaf dat moment kreeg de klant bij het gereedmelden van de order automatisch een eerste pakbon. Zodra de goederen werden opgehaald of verzonden, werd die bon digitaal ondertekend, via een iPad. De pakbon werd direct teruggekoppeld aan MKG en de klant krijgt de ondertekende pakbon toegestuurd.
“De klant weet nu precies: het is opgehaald, hier is het bewijs, en deze persoon heeft getekend. Is er geen ondertekende pakbon verstuurd, zijn de goederen ook niet afgehaald. Zo simpel is het.”
Deze kleine, slimme aanpassing had grote impact. Klanten konden nu zelf volgen of iets daadwerkelijk verstuurd was – en wanneer niet, daar ook direct op acteren.
En ook intern veranderde er veel. Doordat de getekende pakbon automatisch wordt gekoppeld aan de order, is de traceerbaarheid fors verbeterd. Het proces werd minder foutgevoelig, en de doorlooptijden werden inzichtelijker.
Nog een stap verder: magazijnbeheer optimaliseren
De digitalisering bracht nog een voordeel met zich mee. Door de koppeling met MKG werd inzichtelijk hoe lang goederen na gereed melding nog in het magazijn stonden. “We behandelen dat nu als openstaande posten: blijft iets langer dan 7 dagen staan, dan moeten we actie ondernemen.”
Dat triggert twee acties: het magazijn controleert of het product daadwerkelijk nog aanwezig is, en de klant wordt proactief gebeld. “Soms blijkt het gewoon vergeten te zijn door een transporteur, of was er een misverstand of de klant het zo ophalen of dat het pakket moest worden verzonden. Door die pro activiteit verhogen we onze service weer een stap.”
Tijdwinst en meerwaarde
Exact uitrekenen hoeveel tijd het bespaart? Dat blijft lastig, erkent Galvano. “Een stagiair heeft het ooit geprobeerd in te schatten, en we besparen sowieso uren per week.” Maar belangrijker nog dan die tijdwinst is de toegevoegde waarde naar de klant: een transparant proces en het vermijden van zendingen die onnodig blijven staan.