In veel organisaties worden verkooporders nog steeds handmatig ingevoerd in het ERP-systeem. Je ontvangt een bestelling per e-mail, opent de bijlage (vaak een PDF) en typt regel voor regel de order over. Dit is niet alleen tijdrovend en foutgevoelig, maar houdt je ook weg van werk dat écht waarde toevoegt. Het goede nieuws? Dit proces kan geautomatiseerd worden.
Hoe werkt het?
De onderstaande stappen zijn een voorbeeld uit het MKG ERP-systeem.
Stap 1: Ophalen
Jullie klant stuurt een verkooporder via de mail. Wij lezen de mailbox uit en vertalen de PDF naar een formaat dat jullie ERP systeem kan verwerken.
Stap 2: Verwerken
We halen alle relevante velden uit de verkooporder-PDF en noteren deze in het ERP systeem. Tijdens de verwerking van een PDF, raadplegen wij de API van het ERP pakket om o.b.v. het mailadres van de afzender het juiste debiteurnummer te vinden.
Stap 3: Controleren
Nadat de order in het ERP-systeem is geïmporteerd, controleer jij of alle gegevens overeenkomen met de PDF van de klant. Zo ben je zeker dat de klantorder correct is verwerkt en zonder fouten kan worden vrijgegeven.
Voordelen van geautomatiseerde verkooporders
Tijdbesparend
Geen tijd meer kwijt aan het handmatig uitlezen van mailboxen en invoeren van gegevens. Verkooporder header en -regels worden automatisch aangemaakt.
Snellere doorlooptijd
Door verkooporders automatisch te verwerken verkort je de doorlooptijd van bestelling tot levering aanzienlijk. Je team kan direct aan de slag met uitleveren, zonder te wachten op handmatige invoer.
Minder kans op fouten
Doordat de header en regel niet meer handmatig worden ingevuld zullen er minder menselijke fouten voorkomen.
Digitale administratie
De PDF en mail worden automatisch gekoppeld in je ERP-systeem, klaar voor controle en accordering.
Disclaimer: Deze oplossing is momenteel getest en succesvol geïmplementeerd binnen MKG. Werk je met een ander ERP-pakket? Dan kunnen we nog niet garanderen dat onze oplossing direct aansluit. Neem gerust contact met ons op dan onderzoeken we graag of we ook jouw ERP-pakket kunnen ondersteunen.